WHAT IS PROJECT MANAGEMENT? | परियोजना प्रबंधन क्या है ?

 

'प्रोजेक्ट' क्या है? | What is ‘PROJECT’?

परियोजना (प्रोजेक्ट) एक अद्वितीय उत्पाद या सेवा का उत्पादन करने के लिए किया गया एक अस्थायी प्रयास है। एक परियोजना प्रबंधक ने परियोजना के लिए एक परियोजना प्रबंधन योजना बनाई है। इसकी योजना अंतर-संबंधित गतिविधियों की एक अनूठी समझ है जिसकी शुरुआत और अंत अच्छी तरह से परिभाषित है। इसके अलावा, इसमें अक्सर क्रॉस-फ़ंक्शनल समूहों के कर्मचारी शामिल होते हैं, जो विशिष्ट बाधाओं, शेड्यूल और संसाधनों की आवश्यकताओं के तहत काम करते हैं। एक 'परियोजना' की विशेषताएं हैं:

• अस्थायी- निश्चित शुरुआत और अंत
• अनोखा–नया उपक्रम, अपरिचित मैदान

परियोजना के प्रमुख पहलू | Key Aspects of Project

चार 'पी' प्रमुख पहलुओं के आधार पर एक परियोजना की सफलता। वे:

• योजना
• प्रक्रिया
• लोग
• शक्ति

तो इस पोस्ट में, हम परियोजना प्रबंधन, इसके उद्देश्यों, प्रमुख पहलुओं, चुनौतियों, विधियों, शैलियों और कार्यप्रणाली पर चर्चा करेंगे। साथ ही प्रोजेक्ट मैनेजर, प्रोजेक्ट लाइफ साइकल, ट्रेडिशनल और मॉडर्न मैनेजमेंट सिस्टम की भी भूमिका पर भी चर्चा करेंगे । 

'परियोजना प्रबंधन' क्या है? | What is ‘PROJECT MANAGEMENT’?

 परियोजना प्रबंधन विशिष्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने और विशिष्ट समय पर विशिष्ट सफलता मानदंडों को पूरा करने के लिए एक टीम के काम को शुरू करने, योजना बनाने, क्रियान्वित करने, नियंत्रित करने और बंद करने का अभ्यास है। इसके अलावा, यह एक परियोजना के लिए हितधारकों की जरूरतों और अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए कौशल, ज्ञान, उपकरण और तकनीकों का अनुप्रयोग है। यह आधुनिक औद्योगिक और वाणिज्यिक परियोजनाओं की जटिल और विविध गतिविधियों की योजना, समन्वय और नियंत्रण के लिए विकसित हुआ है।

इसका उद्देश्य जितना संभव हो सके खतरों और समस्याओं की योजना बनाना या भविष्यवाणी करना और गतिविधियों की योजना बनाना, व्यवस्थित करना और नियंत्रित करना है ताकि सभी जोखिमों के बावजूद परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा किया जा सके। दूसरे शब्दों में, यह एक परियोजना के लिए एक भविष्यवाणी या रोकथाम है।

परियोजना प्रबंधन एक परियोजना के विभिन्न पहलुओं की योजना, समय-निर्धारण, कार्यान्वयन, निगरानी और नियंत्रण का एक व्यवस्थित तरीका है। PERT और CPM दो नेटवर्क-आधारित परियोजना प्रबंधन तकनीकें हैं जो गतिविधियों और घटनाओं के प्रवाह और अनुक्रम को प्रदर्शित करती हैं।

1. PERT (कार्यक्रम / परियोजना मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक) PERT (Program/ Project Evaluation & Review Technique)

• PERT को 1958 में पोलारिस परियोजना के लिए नौसेना के विशेष परियोजना कार्यालय द्वारा विकसित किया गया था। इसका उपयोग अनुसंधान और विकास परियोजनाओं के लिए किया जाता है।
• 'ईवेंट' वह बिंदु है जिस पर गतिविधि पूरी होती है जबकि कार्यों के विभिन्न हिस्सों को 'गतिविधि' के रूप में जाना जाता है।
• PERT मूल रूप से समय की योजना और नियंत्रण के लिए एक उपकरण है। इसे एक संभाव्य उपकरण के रूप में माना जाता है।
• यह इवेंट-ओरिएंटेड नेटवर्क है।
• PERT में, समय नियंत्रित करने वाला कारक है। यह समय चर तक ही सीमित है।
• PERT एक ऐसी तकनीक है जिसका उपयोग किसी परियोजना की अनिश्चित गतिविधियों को प्रबंधित करने के लिए किया जाता है। यह 'क्रैशिंग' की अवधारणा से संबंधित नहीं है।
• इसका उपयोग प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग समस्याओं के विश्लेषण के लिए किया जाता है।
• PERT में, महत्वपूर्ण पथ वह पथ है जो महत्वपूर्ण घटनाओं को जोड़ता है।

 2.सीपीएम (क्रिटिकल पाथ मेथड) | (Critical Path Method)

• सीपीएम को 1957 में वॉकर एंड केली द्वारा ड्यू पोंट कंपनी में विकसित किया गया था। इसका उपयोग निर्माण परियोजनाओं में किया जाता है।
• 'NODE' वह बिंदु है जिस पर गतिविधि पूरी होती है जबकि कार्यों के विभिन्न भागों को 'JOB' के रूप में जाना जाता है।
• सीपीएम योजना बनाने में समय और लागत दोनों को नियंत्रित करता है। इसे एक नियतात्मक उपकरण के रूप में माना जाता है।
• यह एक्टिविटी-ओरिएंटेड नेटवर्क है।
• सीपीएम में, लागत नियंत्रण कारक है। इसमें एक समय-लागत व्यापार-बंद शामिल है।
• सीपीएम एक सांख्यिकीय तकनीक है जो एक परियोजना की अच्छी तरह से परिभाषित गतिविधियों का प्रबंधन करती है। यह 'क्रैशिंग' की अवधारणा से संबंधित है।
• गतिविधि की अवधि का अनुमान ऐतिहासिक डेटा पर आधारित है। यह एक सिंगल/वन टाइम एस्टीमेट है।
• सीपीएम में, महत्वपूर्ण पथ वह मार्ग है जो महत्वपूर्ण गतिविधियों को जोड़ता है।

 परियोजना प्रबंधन की चुनौतियां | Challenges of Project Management

• प्राथमिक चुनौती दी गई बाधाओं के साथ सभी लक्ष्यों को प्राप्त करना है। इसके अलावा, इसमें एक परियोजना के दायरे, समय, गुणवत्ता और बजट के बारे में जानकारी शामिल है।  
• माध्यमिक चुनौती आवश्यक इनपुट के आवंटन को अनुकूलित करना और पूर्व-निर्धारित उद्देश्यों को पूरा करने के लिए उन्हें लागू करना भी है।

परियोजना प्रबंधन त्रिभुज | Project Management Triangle

परियोजना प्रबंधन त्रिभुज का उपयोग परियोजनाओं का विश्लेषण करने के लिए किया जाता है। इसे प्रोजेक्ट ट्रिपल बाधाओं या प्राथमिक उद्देश्यों के रूप में भी जाना जाता है। परियोजना के उद्देश्यों को परियोजना ट्रिपल बाधाओं द्वारा निर्धारित सीमा के भीतर विकसित किया गया है। परियोजना प्रबंधन सामग्री की बाधाओं का एक मॉडल जो:

• काम की गुणवत्ता बजट, समय सीमा और परियोजना के दायरे से बाधित होती है।
• परियोजनाएं बाधाओं के बीच व्यापार का प्रबंधन करती हैं।
• मुआवजे या गुणवत्ता के नुकसान में बाधा के लिए बदलाव की आवश्यकता है।

परियोजना प्रबंधन त्रिभुज | Project Management Triangle

निम्नलिखित शर्तों के आधार पर एक ट्रिपल बाधाएं या परियोजना प्रबंधन त्रिभुज:

1. TIME- परियोजना को पूरा करने के लिए उपलब्ध समय की राशि।
2. लागत- परियोजना के लिए उपलब्ध बजट राशि।
3. SCOPE- परियोजना का अंतिम परिणाम देने के लिए कार्य किया जाना चाहिए।

• बढ़ा हुआ दायरा = बढ़ा हुआ समय + बढ़ी हुई लागत
• तंग समय = बढ़ी हुई लागत + घटा हुआ दायरा
• तंग बजट = बढ़ा हुआ समय + घटा हुआ दायरा

परियोजना प्रबंधन प्रणाली के प्रकार | Types of Project Management Systems

1.पारंपरिक प्रबंधन प्रणाली | Traditional Management System

पारंपरिक प्रबंधन प्रणाली उन लक्ष्यों और उद्देश्यों पर केंद्रित होती है जिन्हें कंपनी स्थापित करती है। ये लक्ष्य बढ़ी हुई बिक्री या मुनाफे से संबंधित हैं। पारंपरिक प्रबंधन प्रणाली में, कर्मचारी उत्पाद की गुणवत्ता के लिए जिम्मेदार होते हैं।

पारंपरिक प्रबंधन प्रणाली | Traditional Management System

पारंपरिक प्रबंधन प्रणाली के प्रमुख संगठन लक्षण | Key Organization Characteristics of Traditional Management System :

1. संरचना | Structure
2. कार्य प्रवाह | Work Flow
3. जवाबदेही | Accountability
4. सीमाओं | Boundaries
5. ज्ञान | Knowledge
6. माप | Measurement
7. सुधार की | Improvement
8. ग्राहक अनुभव | Customer Experience
9. अनुपालन | Compliance
10. रणनीति | Strategy

 2.आधुनिक प्रबंधन प्रणाली | Modern Management System

आधुनिक प्रबंधन प्रक्रिया अद्वितीय परियोजनाएं प्रस्तुत करती है। यह प्रक्रिया एक बार की परियोजना है। इसके लिए अधिक लचीली प्रक्रिया और दायरे की आवश्यकता है। आधुनिक परियोजना प्रबंधन में नियोजन, आयोजन, नेतृत्व और नियंत्रण कार्यों से संबंधित कई परिवर्तन होते हैं।

1. योजना: परियोजना नियोजन अधिक लचीला हो गया है। परियोजना योजनाएं और नियोजन प्रक्रिया आधुनिक प्रबंधन प्रणाली का सबसे महत्वपूर्ण प्रभाव है।
2. लीड: कौशल की जटिलता और विविधता के कारण एकल-समय के प्रयास की आवश्यकता होती है।
3. व्यवस्थित करें: इसके लिए अधिक लचीलेपन की भी आवश्यकता होती है। वे एक ऐसे समाधान की तलाश में हैं जो उन्हें समय लेने वाली स्प्रेडशीट गणना, डेटा निर्यात, मैन्युअल रिपोर्ट निर्माण, मैन्युअल निगरानी और ट्रैकिंग टूल से बाहर निकाल दे। 

परियोजना प्रबंधन के प्रमुख क्षेत्र | Key Areas of Project Management

1. स्कोप प्रबंधन | Scope Management
2. समस्या प्रबन्धन | Issue Management
3. लागत प्रबंधन | Cost Management
4. गुणवत्ता प्रबंधन | Quality Management
5. संचार प्रबंधन | Communication Management
6. जोखिम प्रबंधन | Risk Management
7. नियंत्रण प्रबंधन बदलें | Change Control Management

 परियोजना जीवन चक्र | Project Life Cycle

1. प्रक्रिया समूह शुरू करना | Initiating Process Group
2. योजना प्रक्रिया समूह | Planning Process Group
3. निष्पादन प्रक्रिया समूह | Executing Process Group
4. निगरानी और नियंत्रण समूह | Monitoring & Controlling Group
5. समापन प्रक्रिया समूह | Closing Process Group

परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया समूह | Project Management Process Groups

परियोजना प्रबंधक की भूमिका | Role of Project Manager

1. प्रक्रिया की जिम्मेदारियां | Process Responsibilities

• परियोजना के मुद्दे
• परियोजना की जानकारी का प्रसार
• परियोजना जोखिम को कम करना
• गुणवत्ता
• प्रबंध क्षेत्र
• मैट्रिक्स
• समग्र कार्य योजना का प्रबंधन

2. लोगों की जिम्मेदारियां | People’s Responsibilities

• मानक प्रक्रियाओं को लागू करना
• नेतृत्व कौशल स्थापित करना
• उम्मीदें तय करना
• टीम के निर्माण
• संचारक कौशल

तरीके और शैलियाँ | Methodologies & Styles

1. चुस्त | Agile
2. परंपरागत | Traditional
3. झरना | Waterfall
4. अनुकूली | Adaptive
5. रैशनल यूनीफाइड प्रोसेस | Rational Unified Process
6. महत्वपूर्ण श्रृंखला | Critical Chain
7. चरम | Extreme
8. जमघट | Scrum
9. सिक्स सिग्मा | Six Sigma
10. क्रिस्टल | Crystal
11. संयुक्त अनुप्रयोग विकास | Joint Application Development 

परियोजना प्रोग्रामिंग | Project Programming

प्रोजेक्ट प्रोग्रामिंग एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें आर्किटेक्ट क्लाइंट को प्रोजेक्ट के उद्देश्यों और बाधाओं के लिए और भविष्य में संवाद करने और पहचानने के लिए ले जाते हैं। दूसरे शब्दों में, यह एक परियोजना की शुरुआत से अंत तक प्रोग्रामिंग है। इसमें भवन में रहने वालों के साथ-साथ उपयोगकर्ता समूहों के बारे में भी जानकारी होती है। प्रोजेक्ट प्रोग्रामिंग में प्रोजेक्ट डिजाइनिंग उद्देश्यों, भौतिक जरूरतों और प्राथमिकताओं की सूची और सभी आवश्यकताओं के बारे में सभी विवरण लिखे गए हैं। प्रोजेक्ट प्रोग्रामिंग को प्री-डिज़ाइन के रूप में भी जाना जाता है। इसका उद्देश्य इस प्रकार है:

• परियोजना के उद्देश्यों को अंतिम रूप दें
• भवन और उपयोगकर्ता की आवश्यकता का निर्धारण करें
• भवन क्षेत्र, लागत, संरचना विवरण आदि स्थापित करें।
• कार्य का दायरा निर्धारित करें 

संसाधन समतलन | Resource Levelling

संसाधन स्तरीकरण परियोजना प्रबंधन की एक तकनीक है जिसमें संसाधनों की मांग या उपलब्ध आपूर्ति को संतुलित करने के लक्ष्यों के साथ संसाधनों की कमी के आधार पर तिथियों की समाप्ति की शुरुआत को समायोजित किया जाता है। प्रोजेक्ट प्लानिंग रिसोर्स लेवलिंग इन बाधाओं के कारण कुछ कार्यों के लिए आवश्यक संसाधनों को हल करने की प्रक्रिया है।

इसका उपयोग पूरे प्रोजेक्ट में प्राथमिक संसाधनों के कार्यभार को संतुलित करने के लिए भी किया जा सकता है, आमतौर पर पारंपरिक ट्रिपल बाधाओं (समय, लागत और दायरे) में से एक की कीमत पर। यह तकनीक क्रिटिकल पथ विधियों से निकटता से संबंधित है। संसाधन समतल करने की कुछ तकनीकें हैं:

• जोखिम भरा रास्ता
• तेजी से खोजना
• मुंहतोड़ 

परियोजना नियंत्रण | Project Control

परियोजना नियंत्रण डेटा एकत्रीकरण, प्रबंधन और विश्लेषणात्मक प्रक्रियाएं हैं जिनका उपयोग किसी परियोजना या कार्यक्रमों के समय और लागत परिणामों की भविष्यवाणी और रचनात्मक रूप से प्रभावित करने के लिए किया जाता है। इसमें वे लोग, प्रक्रियाएँ और उपकरण शामिल हैं जो लागत और अनुसूची के मुद्दों की योजना, प्रबंधन और उपयोग करते हैं और कोई भी जोखिम घटना जो किसी परियोजना को प्रभावित कर सकती है। यह अनिवार्य रूप से सुरक्षा, गुणवत्ता, संगठनात्मक, व्यवहार और संचार प्रबंधन के लिए उप-प्रक्रियाओं की सुविधा से छीनी गई एक परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया के बराबर है। 

परियोजना नियंत्रण का महत्व या अनुशासन | Importance or Discipline of Project Controls:

• परियोजना रणनीति- उपक्रम योजना और विधियों का अध्ययन
• शेड्यूलिंग- विकास, अद्यतन और रखरखाव
• लागत अनुमान, लागत और मूल्य नियंत्रण
• जोखिम प्रबंधन- जोखिम रजिस्टर, विश्लेषण या आकलन को बनाए रखना
• अर्जित मूल्य प्रबंधन और अनुसूचित
• दस्तावेज़ नियंत्रण
• फोरेंसिक आकलन
• आपूर्तिकर्ता प्रदर्शन मापन
• नियंत्रण डोमेन 

परियोजना निर्धारण | Project Scheduling

प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग एक शेड्यूल है जिसमें शुरुआत से अंत तक गतिविधियों और डिलिवरेबल्स के लिए प्रोजेक्ट विवरण सूचीबद्ध होता है। इसका उपयोग परियोजना नियोजन, परियोजना प्रबंधन के पोर्टफोलियो प्रबंधन भागों में किया जाता है। शेड्यूलिंग उत्पादन या निर्माण प्रक्रिया में कार्यों और वर्कलोड को व्यवस्थित, नियंत्रित और अनुकूलित करने की एक प्रक्रिया है। परियोजना अनुसूची का रखरखाव और विकास परियोजना के आकार और दायरे पर निर्भर है। प्रोजेक्ट शेड्यूल तैयार करने के लिए, निम्नलिखित चीजों की आवश्यकता होगी-

• परियोजना गुंजाइश | Project Scope 
• गतिविधियों का क्रम | Sequence of Activities
• 5 परियोजना चरणों में समूहीकृत कार्य- अवधारणा, परिभाषा और योजना, लॉन्च, प्रदर्शन, बंद | Task grouped in 5 Project Phases- Conception, Definition & Planning, Launch, Performance, Close
• कार्य निर्भरता मानचित्र | Task Dependencies Map
• परियोजना के मील के पत्थर | Project Milestones
• महत्वपूर्ण पथ विश्लेषण | Critical Path Analysis 

परियोजना मूल्यांकन | Project Assessment

परियोजना मूल्यांकन एक विधायी योजना और मूल्यांकन प्रक्रिया है। इसका उद्देश्य पर्यावरण, सामाजिक, सांस्कृतिक और आर्थिक सुनिश्चित करना है, जो किसी विकास परियोजना के कारण होने वाले किसी भी महत्वपूर्ण प्रतिकूल प्रभाव से निवासियों और समुदायों की भलाई की रक्षा करता है। परियोजना के संभावित पर्यावरणीय और सामाजिक-आर्थिक प्रभावों पर विचार करने से पहले यह सुनिश्चित करने के लिए परियोजना मूल्यांकन शुरू हुआ कि नकारात्मक प्रभावों को पर्याप्त रूप से कम किया जा सकता है। इस प्रक्रिया का उपयोग परियोजना के डिजाइन में परिवर्तन को निर्देशित करने के लिए किया जाता है जो पर्यावरण और लोगों पर प्रभाव को कम करने में मदद कर सकता है। 

प्रोजेक्ट रिपोर्ट क्या है? | What is Project Report?

एक परियोजना रिपोर्ट परियोजना की स्थिति को संप्रेषित करने के लिए औपचारिक और अनौपचारिक रिपोर्टों का उपयोग है। इनके अनुसार, हम परियोजना का दायरा, समय और बजट प्रदान करने के लिए हितधारकों और टीम के सदस्यों से अपेक्षाओं का प्रबंधन कर सकते हैं। परियोजना रिपोर्ट के लिए उपयोग की जाने वाली अनिवार्यताएं हैं:

• परियोजना की स्थिति | Project Status
• संसाधन कार्यभार | Resources Workload
• समय पत्रक | Time Sheets
• व्यय ट्रैकिंग | Expense Tracking

परियोजना रिपोर्ट के प्रकार

1. स्थिति रिपोर्ट | Status Report
2. जोखिम रिपोर्ट | Risk Report
3. बोर्ड या कार्यकारी रिपोर्ट | Board or Executive Report
4. संसाधन रिपोर्ट | Resources Report